Pointeuse pour salariés : obligations de l'employeur, badgeuse et règles de la CNIL

Faut-il installer une pointeuse pour les salariés ? La question se pose dans tous les restaurants, commerces et hôtels, où les horaires varient d'un jour à l'autre. La réponse courte : la badgeuse n'est pas obligatoire en soi, mais le décompte du temps de travail l'est, et c'est à l'employeur d'en apporter la preuve en cas de litige. La pointeuse est souvent le moyen le plus simple et le plus fiable de remplir cette obligation.

Ce que dit la loi : l'obligation de décompter le temps de travail

Le Code du travail impose à l'employeur de pouvoir justifier des horaires réalisés par ses salariés :

• lorsque tous les salariés d'un atelier ou d'un service travaillent selon le même horaire collectif, cet horaire doit être affiché ;
• lorsque les salariés ne travaillent pas tous selon le même horaire, ce qui est le cas dans la plupart des commerces et restaurants, la durée du travail de chaque salarié doit être décomptée chaque jour (heures de début et de fin, ou nombre d'heures) et chaque semaine (récapitulatif).

La Cour de justice de l'Union européenne a renforcé cette exigence en 2019 : les États doivent imposer aux employeurs un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du travail journalière de chaque travailleur.

La pointeuse pour salariés est-elle obligatoire ?

Non : la loi laisse le choix du moyen. Une feuille d'heures signée, un registre papier, un logiciel ou une badgeuse peuvent convenir, à condition d'être fiables. En pratique :

Mettre en place une pointeuse : les obligations

Installer une pointeuse est un dispositif de contrôle de l'activité des salariés. Il faut donc :

1. informer chaque salarié avant la mise en place : finalité du dispositif, données collectées, durée de conservation, droits d'accès ;
2. consulter le CSE s'il existe dans l'entreprise ;
3. inscrire le traitement dans votre registre des activités de traitement (RGPD) ;
4. limiter la conservation des données de pointage à ce qui est nécessaire (les éléments de décompte du temps de travail doivent pouvoir être présentés à l'inspection du travail pendant au moins un an).

Un dispositif mis en place sans information préalable ne peut pas être opposé aux salariés : les données recueillies ne pourraient pas servir à justifier une sanction.

Ce que la CNIL autorise (et ce qu'elle refuse)

La CNIL encadre strictement les outils de contrôle des horaires :

• badge, code PIN, carte : autorisés, ce sont les moyens les plus proportionnés ;
• biométrie (empreinte digitale, reconnaissance faciale) : la CNIL considère qu'elle n'est en principe pas justifiée pour le simple contrôle des horaires, les données biométriques étant particulièrement sensibles ;
• géolocalisation : son usage pour contrôler le temps de travail n'est admis que si aucun autre moyen n'est possible ;
• vidéosurveillance : elle ne doit pas servir à surveiller en continu les salariés à leur poste.

Comment bien choisir une pointeuse ?

Les critères à vérifier avant de choisir une solution de pointage :

• la simplicité : un pointage doit prendre deux secondes, sinon il sera oublié ;
• le fonctionnement hors connexion : une coupure Internet ne doit pas faire perdre de pointages ;
• la comparaison avec le planning : retards, départs anticipés et heures supplémentaires doivent apparaître sans calcul manuel ;
• les rappels d'oubli : un salarié qui oublie de pointer sa sortie doit être prévenu ;
• l'export vers la paie, pour éviter toute ressaisie ;
• la conformité RGPD : hébergement des données, accès sécurisé, durée de conservation maîtrisée.

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Questions fréquentes