Registre unique du personnel : obligations, mentions et sanctions

Le registre unique du personnel est l'un des documents que l'inspection du travail demande en premier lors d'un contrôle. Obligatoire dès l'embauche du premier salarié, il recense toutes les personnes employées dans l'établissement, dans l'ordre de leur arrivée. Pourtant, beaucoup de petites entreprises le tiennent mal, ou pas du tout.

Voici tout ce qu'il faut savoir pour le tenir correctement.

Qui doit tenir un registre unique du personnel ?

Tout employeur, quel que soit son effectif, doit tenir un registre unique du personnel dans chaque établissement où il emploie des salariés. Un restaurant et un second restaurant dans une autre rue ont donc chacun leur registre.

Seuls les particuliers employeurs (emploi à domicile) en sont dispensés.

Les mentions obligatoires

Les salariés sont inscrits dans l'ordre chronologique des embauches, au moment de leur arrivée. Pour chacun, le registre indique :

Les mentions doivent être écrites de façon indélébile : on ne raye pas, on ne rature pas. Le registre ne doit jamais être réécrit après coup.

Exemple de ligne du registre unique du personnel

Concrètement, chaque salarié occupe une ligne, complétée le jour de son arrivée puis le jour de son départ :

Le numéro d'ordre ne se réutilise jamais : un salarié qui revient après un départ reçoit une nouvelle ligne et un nouveau numéro.

Registre papier ou registre dématérialisé ?

Le registre peut être tenu sur papier (registre relié, pages numérotées) ou sous forme dématérialisée, à condition que le système garantisse :

• l'intégrité des données : impossible de modifier une mention sans que cela apparaisse ;
• la conservation dans le temps ;
• la possibilité de le présenter et de l'imprimer à tout moment lors d'un contrôle.

Qui peut consulter le registre ?

Le registre est tenu à la disposition :

• des membres du CSE ;
• de l'inspecteur du travail et des agents de contrôle (Urssaf, police, gendarmerie dans le cadre de la lutte contre le travail illégal).

Il contient des données personnelles : il ne doit pas être affiché ni laissé en libre accès.

Combien de temps conserver le registre ?

Les mentions relatives à un salarié doivent être conservées 5 ans à compter de la date de son départ de l'établissement.

Quelles sanctions en cas d'absence ou d'erreur ?

L'absence de registre, ou un registre incomplet, est punie d'une amende de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés. Pour une équipe de quinze personnes, l'addition grimpe vite.

Surtout, un salarié qui n'apparaît pas au registre peut laisser présumer du travail dissimulé, avec des conséquences bien plus lourdes : redressement Urssaf, sanctions pénales, exclusion des aides publiques.

Le registre unique, pièce maîtresse du contrôle

Lors d'un contrôle, l'inspection du travail demande généralement le registre du personnel en même temps que les plannings et les relevés d'heures. Ces documents doivent être cohérents : un salarié qui pointe doit figurer au registre, et ses horaires doivent respecter les temps de repos obligatoires.

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Les autres obligations à l'embauche

Le registre ne suffit pas. À chaque embauche, pensez aussi à :

1. la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'Urssaf, au plus tôt 8 jours avant l'embauche ;
2. la visite d'information et de prévention auprès de la médecine du travail ;
3. l'affiliation à la mutuelle et à la prévoyance d'entreprise ;
4. la remise des documents obligatoires (contrat, règlement intérieur s'il existe, informations sur la convention collective).

Questions fréquentes